Estamos en proceso de transformación constante, la tecnología se ha impuesto en los diversos ámbitos de nuestra vida para poder facilitar los procesos y hacer que tengamos la información a la mano de forma inmediata desde cualquier lugar. Pero tenemos que pensar que esto es relativamente nuevo y muchas empresas aún están acostumbradas al papel. Existen empresas que tienen una gran cantidad de información deteriorándose en almacenes, el esfuerzo que requiere traducir todo eso al lenguaje digital, organizarlo y hacer que produzcan valor para la empresa es enorme, pero vale cada minuto. Las empresas han desestimado la importancia de tener su información digitalizada, perdiendo de vista que la información es el activo más valioso de una organización.

De esta manera, años de experiencia, bases de datos, tesis, trabajos, en fin, pilas de invaluable conocimiento, yace bajo el polvo en bodegas, esperando que alguien de la vuelta y decida usar esa mina de oro para la explotación. Así mismo, esa información puede representar muchas ganancias para la empresa. Las ganancias no solo deben ser vistas en calidad de números que ingresan a la cuenta bancaria, sino en función de los procesos que permiten que esos números ingresen, porque ellos son los responsables de reportar ganancia. Para ser más claros, ejemplifiquemos el caso, un concesionario, que atienden a las personas interesadas en sus oficinas haciéndoles llenar formularios, por lo general en papel, tiene dos opciones para estos formularios: una es llevarlos a reposar en un depósito o pueden ir a formar parte de una base de datos organizada en un archivo digital, que con el debido permiso de la persona, puede ser utilizada para notificarle periódicamente los nuevos modelos que salen al mercado, promociones, eventos y de más.

De esta misma manera podemos verlo desde la perspectiva del usuario, una persona que le llama la atención un auto puede pasar por el concesionario sin intenciones reales de comprar, el asesor toma sus datos y le da el permiso del tratamiento de los mismos con fines institucionales, así la compañía le envía mensajes cada tanto de promociones y eventos, le da obsequios en su cumpleaños y envía mensajes especiales. De esta manera se crea un vínculo, que es un beneficio más redituable que hacer una simple venta, así ese muchacho interesado se convierte en unos años en un comprador, luego lo transmite a su familia y de pronto tenemos una comunidad de fieles consumidores que se sienten tomados en cuenta por la marca, todo esto gracias a que hicimos uso efectivo de la información, digitalizándola y activando posteriormente planes de CRM y fidelización del cliente. Como este ejemplo puede haber muchas situaciones y ocasiones más en los que se evidencia la utilidad de la sistematización, para los ítems de digitalización, gestión documental hoy en día existen compañías muy efectivas, como Tempo Group y aliados, que pueden acompañarte en este proceso. Simplemente piensa ¿Cuáles beneficios podría conseguir tu empresa de un plan de sistematización?